icon-cart
0934567748

Điện thoại hỗ trợ

Tin tức & Tư vấn

Hướng dẫn, mẹo vặt

Chỉ dẫn quản lý đồ dùng văn phòng phẩm cho doanh nghiệp

Nhẫn nại và tỷ mỷ là các đức tính cần thiết, chỉ có vậy bạn mới có thể duy trì được một văn phòng phẩm luôn có trật tự và ngăn nắp.

Doanh nghiệp mỗi năm chi tiêu rất nhiều tiền vào các hoạt động cũng như hạng mục khác nhau, để tiết kiệm ngân sách họ luôn đặt ra tiêu chuẩn cho khoản tiền chi ra và hiệu suất làm việc, đối với quản lý văn phòng phẩm cũng vậy.Có rất nhiều bước để quản lý tốt văn phòng phẩm, với 6 bước được cô đọng trong bài viết này, việc quản lý dụng cụ văn phòng phẩm doanh nghiệp sẽ hiệu quả và dễ dàng hơn bao giờ hết.

Bước 1:Kiểm tra danh mục dụng cụ văn phòng phẩm của công ty
Việc đầu tiên cần làm là rà soát lại các loại và số lượng dụng cụ văn phòng phẩm của công ty đang có, với số lượng sản phẩm lớn bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của nhân viên kho để có thể tiết kiệm được thời gian.

Sau đó hãy lên một danh sách chi tiết về các dụng cụ đó như một bản kiểm kê để quyết định sẽ mua đồ dùng gì sắp tới.

Bước 2: Lập danh sách các dụng cụ cần mua thêm
Ở bước 2 này bạn sẽ sắp xếp mức độ ưu tiên từ thấp đến cao cho các loại văn phòng phẩm, loại nào nên mua nhiều, loại nào nên mua ít và danh mục các lại không cần mua do dư lại số lượng lớn từ trước.

Bước 3: Đề ra phương châm tái sử dụng văn phòng phẩm
Một số loại văn phòng phẩm đã qua sử dụng tưởng chừng sẽ phải vứt đi, tuy nhiên nếu bạn biết cách tái chế chúng, sẽ có thể sử dụng trong các lần tiếp theo.

Lợi ích lớn nhất khi tái sử dụng văn phòng phẩm không chỉ dừng lại ở tiết kiệm chi phí cho bản thân và doanh nghiệp mà chung tay bảo vệ môi trường sống.

Bước 4: Cân nhắc khi lựa chọn nhà phân phối
Chi tiền thông minh giúp bạn tiết kiệm tiền tốt nhất, thay vì lựa chọn sử dụng các văn phòng phẩm giá rẻ với chất lượng chưa được kiểm duyệt hãy chọn các sản phẩm đến từ các nhà phân phối uy tín như thiên long,Double A,...

Bước 5: Kiểm soát kho lưu trữ
Việc lưu giữ cố định các dụng cụ còn lại rất quan trọng, nó giúp bảo quản cũng như đảm bảo rằng chúng sẽ không bị thất lạc sau khi thừa lại do đồng nghiệp sử dụng hay chất lượng sẽ được giữ nguyên.

Khóa nơi lưu giữ cẩn thận, giao chìa khóa chỉ cho những người có nhiệm vụ thu gom và người trông giữ kho.

Bước 6: Cập nhập số lượng văn phòng phẩm thường xuyên
Theo định kỳ, doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá số lượng dụng cụ một lần, việc này sẽ giúp bạn dự đoán thời gian hết của nhiều loại dụng cụ để kịp thời mua mới bổ sung cung như không bỏ lỡ các đợt sale từ các nhà phân phối.

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.

Bật mí các cách chọn mua những loại văn phòng phẩm thích hợp với nơi làm việc
Để cho công việc của các bạn thuận lợi nhất và không bị trì trệ thì các vật phẩm văn phòng luôn là những thứ rất cần thiết.Lựa chọn các vật phẩm văn phòng sao cho phù hợp nhất với công việc của bạn rất quan trọng nó liên quan đến chất lượng công việc.

Nên lựa chọn nhà cung cấp chất lựa đồng bộ văn phòng phẩm. Các công ty hay doanh nghiệp hiện nay thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước do thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ lẻ.Ngoài ra các doanh nghiệp thường không có kho hoặc diện tích kho nhỏ không đủ chứa thì mua trực tiếp sẽ hợp lý, nhưng khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp thì khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.

Khi sử dụng các thiết bị văn phòng, theo thời gian và công năng sử dụng mà dần dần các thiết bị gặp vấn đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc.Lúc đó bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tới kiểm tra sửa chữa các loại máy móc.

Bạn cũng biết rằng, không hẳn lúc nào bạn cũng có thể tìm kiếm, gọi điện, tra internet,... ngay được nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn.Thêm nữa, việc thanh toán mua bán số lượng lớn các loại văn phòng phẩm từ những nhà cung cấp uy tín bao giờ cũng sẽ có giá thành tiết kiệm phù hợp hơn nhiều khi mua nhỏ lẻ.

Sự lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo được chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý vấn đề và phong cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng, tin tưởng cho doanh nghiệp, công ty. Và nên dự trữ trong văn phòng một số đồ dùng thiết yếu đề phòng có vấn đề cần xử lý.

Những loại sản phẩm văn phòng nên tránh
Những sản phẩm văn phòng phẩm có giá thấp hơn nhiều so với thị trường: các loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi nhập lậu hoặc không có xuất xứ nguồn gốc rõ ràng, do đó không đảm văn phòng phẩm quận 8 bảo được chất lượng khi đưa vào sử dụng mà còn có thể gặp sự cố, gây hỏng các thiết bị khác. Và công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián đoạn, tổn thất khi gặp sự cố không đáng.

Các sản phẩm văn phòng phẩm mang một bao bì mẫu khác: xuất hiện trôi nổi với mẫu mã khác và lạ nên bắt mắt trên thị trường, tuy vậy những sản phẩm này chỉ được mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách hàng, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự biến mất khỏi thị trường.Sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả, hàng nhái: những sản phẩm này chắc chắn kém phân phối văn phòng phẩm chất lượng nhưng có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, để nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng với cả những người có kinh nghiệm mua bán.

Bởi chất lượng kém nên thời gian sử dụng sẽ hạn chế và thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc văn phòng phẩm rẻ nhất không đáng dẫn đến ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp. Tóm lại, tránh “tiền mất tật mang” hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn.

Kinh nghiệm bỏ túi khi chọn các văn phòng phẩm
Dưới đây là một số lưu ý khi lựa chọn văn phòng phẩm.

Lựa chọn những sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng.
Giá cả ổn định, phù hợp và ít biến động.
Cách thức sử dụng đơn giản, dễ sửa chữa, thay thế khi gặp vấn đề, sự cố.
Không nên lựa chọn chỉ một loại sản phẩm.
Sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu uy tín.
Những nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu và tiếng tăm sẽ mang đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho sự lựa chọn.