icon-cart
0934567748

Điện thoại hỗ trợ

Tin tức & Tư vấn

Hướng dẫn, mẹo vặt

Mẹo quản lý đồ dùng văn phòng phẩm một cách thông minh

Bạn nghĩ thế nào nếu doanh nghiệp của mình có một văn phòng phẩm được sắp xếp và phân loại rõ ràng? Sẽ thật tuyệt phải không?Bạn có thể lấy bất cứ cái gì mình cần một cách nhanh chóng, nhưng bạn có biết làm thế nào để điều nay thành sự thật?

Văn phòng phẩm có tác dụng hỗ trợ trong các công việc của bộ phận khác trong công ty nên có thể khẳng định đây là bộ phận rất quan trọng, tuy nhiên không phải vì vậy nó được đầu tư nhiều chi phí nên vấn đề đặt ra là làm thế nào để văn phòng hoạt động hiệu quả cao nhưng số tiền tiêu hao vào nó ở mức thấp nhất. Đây là 6 bước được phần lớn công ty áp dụng nhằm đạt hiệu quả cao hơn trong việc sử dụng và vận hành văn phòng phẩm.

Bước 1: Lập danh sách văn phòng phẩm hiện tại trong công ty
Nắm được số lượng văn phòng phẩm còn có trong công ty ở thời điểm hiện tại rất quan trọng và cũng bước đầu tiên bạn nên thực hiện.

Bước này sẽ giúp ích bạn khi lên danh sách danh mục đồ cần mua mới và bổ sung trong tương lai.

Bước 2: Lập danh sách các dụng cụ cần mua thêm
Ở bước 2 này bạn sẽ sắp xếp mức độ ưu tiên từ thấp đến cao cho các loại văn phòng phẩm, loại nào nên mua nhiều, loại nào nên mua ít và danh mục các lại không cần mua do dư lại số lượng lớn từ trước.

Bước 3: Đề ra phương châm tái sử dụng văn phòng phẩm
Một số loại văn phòng phẩm đã qua sử dụng tưởng chừng sẽ phải vứt đi, tuy nhiên nếu bạn biết cách tái chế chúng, sẽ có thể sử dụng trong các lần tiếp theo.

Lợi ích lớn nhất khi tái sử dụng văn phòng phẩm không chỉ dừng lại ở tiết kiệm chi phí cho bản thân và doanh nghiệp mà chung tay bảo vệ môi trường sống.

Bước 4: Chọn công ty cung cấp văn phòng phẩm
Chi tiền thông minh giúp bạn tiết kiệm tiền tốt nhất, thay vì lựa chọn sử dụng các văn phòng phẩm giá rẻ với chất lượng chưa được kiểm duyệt hãy chọn các sản phẩm đến từ các nhà phân phối uy tín như thiên long,Double A,...

Bước 5: Kiểm soát kho lưu trữ
Bạn có thể quản lý số lượng văn phòng phẩm đồng nghiệp mình đã mang đi nhưng còn thừa lại sau khi sử dụng, bằng cách yêu cầu họ mang nó bỏ lại kho lưu giữ, nên ghi lại số lượng mỗi loại để có thể dễ dàng tổng kết và tính toán đồ cần mua cho những lần tiếp theo.

Khóa nơi lưu giữ cẩn thận, giao chìa khóa chỉ cho những người có nhiệm vụ thu gom và người trông giữ kho.

Bước 6: Thường xuyên theo dõi
Theo định kỳ, doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá số lượng dụng cụ một lần, việc này sẽ giúp bạn dự đoán thời gian hết của nhiều loại dụng cụ để kịp thời mua mới bổ sung cung như không bỏ lỡ các đợt sale từ các nhà phân phối.

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.

Bí quyết giúp bạn lựa chọn các vật phẩm văn phòng phù hợp nhất với công việc
Công việc của các bạn sẽ không thể thuận lợi và chậm tiến độ nếu như văn phòng của bạn không có đầy đủ những vật phẩm cần thiết phục vụ cho việc hoạt động, vì vậy văn phòng phẩm là những thứ cực cần thiết cho công việc của bạn.Quan trọng với công việc là vậy, vật phẩm văn phòng nên lựa chọn như thế nào để có giá tốt và sử dụng ra sao để luôn bền cũng là vấn đề khá quan trọng.

Nên lựa chọn nhà cung cấp chất lựa đồng bộ văn phòng phẩm. Các công ty hay doanh nghiệp hiện nay thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước do thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ lẻ.Ngoài ra các doanh nghiệp thường không có kho hoặc diện tích kho nhỏ không đủ chứa thì mua trực tiếp sẽ hợp lý, nhưng khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp thì khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.

Khi sử dụng các thiết bị văn phòng, theo thời gian và công năng sử dụng mà văn phòng phẩm nhà bè dần dần các thiết bị gặp vấn đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc. Lúc đó, công ty hay doanh nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tới kiểm tra - sửa chữa các loại máy móc vật phẩm và có thể gây tổn thất lớn.

Hơn nữa, không phải bất kì khi nào công ty bạn cũng có thể ngay lập tức tìm kiếm trên internet hay liên lạc được ngay nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn hiện tại.Thêm nữa, việc thanh toán mua bán văn phòng phẩm rẻ số lượng lớn các loại văn phòng phẩm từ những nhà cung cấp uy tín bao giờ cũng sẽ có giá thành tiết kiệm phù hợp hơn văn phòng phẩm quận 1 nhiều khi mua nhỏ lẻ.

Sự lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo được chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý vấn đề và phong cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng, tin tưởng cho doanh nghiệp, công ty. Và nên dự trữ trong văn phòng một số đồ dùng thiết yếu đề phòng có vấn đề cần xử lý.

Các loại văn phòng phẩm không nên chọn
Những sản phẩm văn phòng phẩm có giá thấp hơn nhiều so với thị trường: các loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi nhập lậu hoặc không có xuất xứ nguồn gốc rõ ràng, do đó không đảm bảo được chất lượng khi đưa vào sử dụng mà còn có thể gặp sự cố, gây hỏng các thiết bị khác. Các công việc tại doanh nghiệp, công ty phải trì hoãn, gián đoạn khi gặp sự cố không đáng có.

Sản phẩm văn phòng phẩm mang mẫu khác: xuất hiện với mẫu mã khác lạ nên bắt mắt trên thị trường, tuy nhiên những sản phẩm này chỉ mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự đào thải khỏi thị trường. Các sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả hoặc hàng nhái: sản phẩm thuộc nhóm này chắc chắn kém chất lượng nhưng có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, các dấu hiệu nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng chút nào với cả những người được cho là có kinh nghiệm mua bán.

Do chất lượng kém nên thời gian sử dụng sẽ hạn chế và thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng, gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp. Tóm lại, tránh “tiền mất tật mang” hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn.

Những kinh nghiệm khi chọn các văn phòng phẩm.
Dưới đây là một số lưu ý khi lựa chọn văn phòng phẩm.

Lựa chọn những sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng.
Giá thành ổn định, phù hợp và ít có sự biến động.
Cách thức sử dụng đơn giản, dễ sửa chữa, thay thế khi gặp vấn đề, sự cố.
Không nên lựa chọn chỉ một loại sản phẩm.
Sản phẩm vật phẩm văn phòng mang thương hiệu uy tín.
Những nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu sẽ có kinh nghiệm và những nghiên cứu cụ thể mang đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho bạn lựa chọn.